纸张文件交易和电子交易

交换订购单(PO)是很常见的业务环节,也是企业开始实施EDI时率先实行的项目。我们以订购单为例进行比较。

若以传统方式处理订购单,买家会进行类似如下的步骤:

  • 买家通过库存或规划系统查看数据
  • 买家在订购单系统输入数据,以建立订购单
  • 买家使用专用表格打印订购单
  • 买家把订购单邮寄给供应商
  • 供应商收到订购单后,把订购单内容输入订单系统
  • 买家定时联系供应商,以了解订购单的处理进度

若把双方的内部处理时间加起来,再加上数日邮寄时间,整个过程可能要长达5天。而且这还是基于这样的假设:数据输入完全没有出错,以及整个订购单处理过程也完全没有出错。我们再看看电子订购单:

  • 买家查看数据后建立订购单,但无需打印出来
  • EDI软件建立一份电子版本订购单
  • 电子订购单在数分钟内自动传送给供应商
  • 供应商的订单系统收到订购单后,立即更新系统

原本通过纸张模式要花费多达5天时间的工作,现在不足1个小时便告完成,这不但减少了问题的进一步出现,而且缩短了整个「订货-收回现金」(order-to-cash) 周期。

实施EDI的更多优点

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